別人加班你卻能劃水了！收藏備用的Excel偷懶神技-IT外包

2020-06-07 13:54 作者：admin

 
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長(zhǎng)假過(guò)了，很多白領(lǐng)又開(kāi)始為繁重的工作焦頭爛額、各種加班了。其中，密密麻麻的Excel是最難以處理的東西之一，不過(guò)你可知道，Excel中總會(huì)包含很多令人神往的秘技，想讓自己不加班？那就趕快來(lái)看一看吧。電腦維護(hù)
技巧1. “替換”批量搞定不規(guī)則字段電腦維護(hù)
有些ERP或管理軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，往往會(huì)在命名或格式設(shè)置上與我們的日常習(xí)慣不一致，那么如何快速將外部程序?qū)С龅臄?shù)據(jù)規(guī)范化呢？
 
快速將清單中的“員工姓名”修改為批量名稱電腦維護(hù)
以上面這張表格為例，所有的員工姓名前面都多出了一個(gè)工號(hào)，同時(shí)還用一個(gè)短橫杠與姓名連接起來(lái)。想要取消這個(gè)工號(hào)，可以借助Excel中的“查找與替換”功能批量修改。具體方法是：選中要處理的字段，按下Ctrl+F調(diào)出“查找與替換”對(duì)話框，然后在“查找內(nèi)容”欄輸入“*-”，“替換為”一欄保持空白，接下來(lái)點(diǎn)擊“全部替換”就可以了。 通過(guò)“查找與替換”批量整理姓名欄
技巧2.一鍵完成行列統(tǒng)計(jì)電腦維護(hù)
制表時(shí)常常會(huì)涉及到行列匯總，很多網(wǎng)友的做法是利用SUM函數(shù)或者“開(kāi)始”→“編輯”菜單下面的“自動(dòng)求和”命令加以實(shí)現(xiàn)。其實(shí)Excel中還有一個(gè)更快捷的方法，只要先選中要匯總的行或列，點(diǎn)擊右下角彈出的“快速分析”按鈕，繼續(xù)選擇“匯總”標(biāo)簽，這時(shí)表格下方就會(huì)模擬彈出一條匯總行，支持求和、平均值、計(jì)數(shù)、百分比匯總等計(jì)算，點(diǎn)擊完成添加。此外我們也可以借助這個(gè)面板實(shí)現(xiàn)右側(cè)區(qū)匯總，只要點(diǎn)擊面板后面的按鈕即可。。 借助“快速分析”可迅速得到行列小計(jì)值
技巧3.多工作簿同時(shí)輸入相同內(nèi)容
很多時(shí)候我們會(huì)在同一工作表的多個(gè)工作簿中輸入相同內(nèi)容，最典型一個(gè)場(chǎng)景，就是做表時(shí)忘記添加了某一字段，而需要后期補(bǔ)添。這種情況一個(gè)工作簿一個(gè)工作簿地手工添加顯然很麻煩，在Excel中我們完全可以先用鼠標(biāo)點(diǎn)擊要處理的工作簿標(biāo)簽，然后手工敲入要添補(bǔ)的內(nèi)容。回車之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)所有被選中的工作簿都會(huì)自動(dòng)同步這一操作，這也就是經(jīng)常說(shuō)到的Excel“工作組”功能。
 
多工作簿同時(shí)輸入相同內(nèi)容電腦維護(hù)
技巧4.多工作簿快速匯總電腦維護(hù)
從事財(cái)務(wù)工作的小伙伴常常會(huì)用標(biāo)簽分組自己的表格，最常見(jiàn)的就是劃分成“匯總表”、“1月”、“2月”、“3月”……。雖然這種設(shè)計(jì)貌似在思路上比較清晰，但卻不利于后期統(tǒng)計(jì)。比方說(shuō)最常見(jiàn)的各月合計(jì)值匯總，使用的公式就是：“=“1月”!A1+”2月”!A1+”3月”!A1+”4月”!A1……”。這里小編為大家提供一個(gè)更簡(jiǎn)潔的公式參考，即直接在匯總表中輸入“=SUM(“1月:12月”!A1)”，相比之前方法，新公式的結(jié)構(gòu)更簡(jiǎn)單且更不容易出錯(cuò)！
 
多工作簿快速匯總
技巧5.快速填補(bǔ)空白單元格
很多時(shí)候，我們會(huì)為表格中的空白單元格填充數(shù)據(jù)，不過(guò)由于空白單元格的位置很分散，選擇與填充都不方便，還很容易出錯(cuò)。其實(shí)類似問(wèn)題完全可以借助Excel的“定位條件”命令輔助完成。 通過(guò)“條件定位”快速在空白單元格間跳轉(zhuǎn)
具體操作是：選中帶有空白格的表格區(qū)域，點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“查找和選擇”→“定位條件”→“空值”將所有空白單元格選中，這時(shí)手工輸入數(shù)據(jù)，完成后直接按下Tab鍵，即可快速跳轉(zhuǎn)到下一個(gè)空白單元格上。
技巧6.如何將不規(guī)則日期替換為日期格式
有時(shí)下級(jí)單位呈報(bào)上來(lái)的文件并不是規(guī)范的報(bào)表格式，一個(gè)最典型例子就是使用了“2017.1.2”這種不規(guī)范日期格式。眾所周知，這樣的數(shù)據(jù)是無(wú)法被Excel識(shí)別的，同時(shí)也無(wú)法利用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行年、月、日的分組統(tǒng)計(jì)。
如何將不規(guī)則字段快速轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的日期格式，通常方法是借助“查找與替換”批量修改日期中的連接符，用“-”替換之前的“.”。同時(shí)借助日期字段→”單元格格式“→”數(shù)字“→”自定義“→“yyyy-mm-dd“來(lái)實(shí)現(xiàn)日期顯示的規(guī)范化。兩組操作之后，一個(gè)規(guī)范化的報(bào)表就迅速出現(xiàn)在我們面前了。 規(guī)范化日期格式
技巧7. 一鍵將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字
出于各種各樣的原因，有些表格中的字段可能被無(wú)意間設(shè)成了文本，這樣的字段即便輸入數(shù)字也是無(wú)法參與運(yùn)算的。很多網(wǎng)友的做法是點(diǎn)擊單元格右上角的嘆號(hào)圖標(biāo)挨個(gè)轉(zhuǎn)換為數(shù)值，其實(shí)我們也可以一次性將所有要處理的數(shù)據(jù)選中，統(tǒng)一點(diǎn)擊右上角的嘆號(hào)圖標(biāo)，這時(shí)所有的數(shù)值就批量化完成轉(zhuǎn)換了。 一鍵將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字
與之類似的，有些CRM或網(wǎng)銀系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)也會(huì)出現(xiàn)類似情況，比方說(shuō)顯示的會(huì)計(jì)格式但實(shí)際卻為文本類型。解決方法依舊是通過(guò)“查找與替換”功能將“,”分隔符先行清除，然后再利用上述方法一鍵轉(zhuǎn)換為數(shù)字。 會(huì)計(jì)格式數(shù)據(jù)處理
技巧8.多工作簿批量打印
很多小伙伴習(xí)慣于使用多工作簿進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，但這樣的表格打印起來(lái)卻是個(gè)麻煩。其實(shí)Excel中暗含了一種更快捷的打印方式，即首先選中要打印的工作簿，直接按下Ctrl+P，這樣所有的工作簿便一次性被打印出來(lái)了。
 
多工作簿同時(shí)打印
技巧9. 只刪數(shù)值不刪公式電腦維護(hù)
平時(shí)我們經(jīng)常會(huì)遇到一些可以重復(fù)使用的表格（比如月報(bào)表），如何快速清除數(shù)值而不刪除表格里的公式是個(gè)大難題。其實(shí)Excel為我們提供了一項(xiàng)超級(jí)簡(jiǎn)單的辦法，即首先選中數(shù)據(jù)區(qū)，點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“查找和選擇”→“定位條件”，然后在彈出對(duì)話框中點(diǎn)擊“常量”，這時(shí)Excel就會(huì)自動(dòng)選中所有數(shù)值區(qū)而同時(shí)排除公式區(qū)，按下Delete鍵后便能將所有的非公式數(shù)值刪得一干二凈了。 只刪數(shù)值不刪公式
技巧10.輕松合并多單元格而不丟數(shù)據(jù)
將多個(gè)單元格合并到一起大家都會(huì)，但傳統(tǒng)的“合并與居中”總會(huì)導(dǎo)致其他單元格里的數(shù)據(jù)丟失。其實(shí)這種情況完全可以借助Excel中的填充對(duì)齊完成，具體操作是：首先選中要合并的單元格，點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“填充”→“兩端對(duì)齊”，接下來(lái)你會(huì)發(fā)現(xiàn)所有選中單元格里的信息已經(jīng)全部合并到首格里了，這時(shí)再進(jìn)行合并與居中就不會(huì)有之前的問(wèn)題了。
注：本技巧僅支持縱向單元格合并 合并單元格不丟數(shù)
技巧11.利用“條件格式”快速制作對(duì)比圖表
很多小伙伴都會(huì)使用Excel制作圖表，但傳統(tǒng)方法操作麻煩，效率也不高。其實(shí)我們還可以借助另一種方法更快地生成圖表，這就是——“條件格式”。具體操作是：首先選中要對(duì)比的數(shù)據(jù)列，點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“格式”→“條件格式”→“數(shù)據(jù)條”，接下來(lái)挑選一個(gè)自己喜歡的數(shù)據(jù)條樣式。最后再給圖表做一些簡(jiǎn)單的居中、底紋即可。 利用“條件格式”快速制作對(duì)比圖表
 
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